وجاءت هذه الخطوة بعد اجتماعات مكثفة لفريق التطوير استمرت قرابة 3 أشهر متتالية (منذ 21 يونيو 2005م)، وخلصت إلى صياغة المشروع الذي احتوى على:
1- ورقة الرؤية (التعريف بكيان الموقع، الرؤية المستقبلية، رسالة الموقع، وأهداف الموقع الإستراتيجية).
2- إعداد الهيكل الإداري واختيار نظام الدوائر كنموذج إداري حديث ومناسب لإدارة الموقع.
3- صياغة وتوزيع المهام والوصف الوظيفي على مراكز الهيكل الإداري.
4- صياغة النظام الأساسي (الدستور) بالكامل وإقراره.

هذا وكانت أمسية إطلاق المشروع قد بدأت بتلاوة للذكر الحكيم تلاها محمد عباس البصري (مشرف في المنتدى)، أعقبها عضو الإدارة ومشرف الشاطئ الأدبي محمد بوحسن بكلمة افتتاحية أكد فيها على أهمية العمل الخيري التطوعي وأهمية تطويره والرقي به لخدمة المجتمع، مشيراً إلى ما لموقع كرزكان الإلكتروني من دور بارز في القرية.

وعرض مقدم الأمسية عضو الإدارة وائل الفردان مراحل صياغة المشروع، والأسباب التي دعت إدارة الموقع إلى صياغته وإجماعها على ضرورة التطوير، معرفاً بتاريخ تشكيل الفريق وأسماء أعضائه، كما عرض أهم التوصيات التي وضعها فريق التطوير - بمساندة أعضاء شاركوا في استبيان للرأي - بشأن تطوير محتوى الموقع وتصميمه الفني.

وقدم عضو إدارة الموقع فوزي المهدي عرضاً موجزاً لأهم ما احتوى عليه النظام الأساسي من مواد ومضمون، فيما قدم عضو الإدارة خليل عبدالرسول عرضاً لأهم ما تميز به المشروع من جديد، موضحاً رسم الهيكل الإداري والأسباب التي دعت فريق التطوير إلى ترجيح نظام الدوائر على نظام اللجان.

وعلى رغم قلة الحضور من الجمهور إلا أن الحاضرين من الجنسين تفاعلوا بالأسئلة مع ما عرض من صيغة مشروع التطوير، ففي سؤال بشأن عدم تحديد النظام الأساسي للجنس أوضح كل من عضوي الإدارة الأستاذ علي خميس الفردان وخليل عبدالرسول في موضعين مختلفين من الحوار أن النظام لا يفرق بين الرجل والمرأة بل يعتمد الكفاءة أساساً لتشكيل الإدارة المنتخبة، وأن الإدارة نظرياً يمكن أن تكون كلها من النساء أو كلها من الرجال أو ممزوجة بينهما.
وفي سؤال آخر عن توضيح آلية الانتخاب بين الجنسين، أوضح خليل أن اجتماع الانتخابات سيكون في مكان واحد وأن الفائز سيكون من يكسب أكثر الأصوات بغض النظر عن جنسه.
أما بشأن اقتراح نائب رئيس صندوق كرزكان الخيري عبدالله يوسف (أبو عمار) بتخصيص نصف مقاعد الإدارة للنساء والنصف الآخر للرجال فعلق الأستاذ الفردان بأن الأخوات يمكنهن الدخول إلى الإدارة بكفاءتهن.

من جانبه حيا رئيس مركز كرزكان الثقافي والرياضي منصور الفردان فريق التطوير على ما قام به من جهد في إعداد المشروع، مبيناً أن إدارة الموقع ومؤسسات القرية لا يناسبها نظام الدوائر لأنه يتطلب الكثير من العاملين والكوادر فهل تريد إدارة الموقع أن تسحب كل الكوادر عن المؤسسات الأخرى؟ وأمّل الفردان من الموقع تغطية كافة الفعاليات في القرية وعدم الاعتماد على مراسلي المؤسسات نفسها نظراً لنقص الكوادر في بعض المؤسسات وبروزها في مؤسسات أخرى، فيما أسف على "شحة" عدد الجمهور، ودعا الفردان في جانب آخر إلى تسويق مشروع التطوير بشكل جيد خصوصاً تعريف مؤسسات القرية به.

وبين مندوبو الإدارة أن نظام الدوائر يتمتع بمرونة في عدد العاملين، إذ يمكن للإدارة أن تعمل بأعضائها التسعة ويمكن لها أن تتوسع في الخلايا إلى 90 عاملاً مثلاً، أما تغطية الفعاليات فإن الموقع يبذل قصارى جهده لذلك ويأمل من المؤسسات المساعدة والإسناد، فيما رد محمد بوحسن بشأن "شحة" عدد الحضور مبيناً أن إدارة الموقع أعلنت عن الفعالية في الموقع وعن طريق خدمة الموبايل وبعثت برسائل إلى إدارات المؤسسات بشأن الفعالية.

وفي سؤال لمحمد البصري عن موارد الموقع المالية، أوضح فوزي المهدي أن الموقع يعتمد على دخل الإعلانات والتبرعات ومساهمة المؤسسات من خلال "اتفاقية التعاون" الموقعة بين الموقع والمؤسسات مؤخراً، بحيث يحجز الموقع مساحة معينة من "السيرفر" إلى كل مؤسسة، مشيراً إلى أن مأتم كرزكان للرجال يتمتع الآن بأكبر مساحة من السيرفر في انتظار تفعليها من خلال أرشفة الصوتيات والفيديو التابعة للمأتم.

من جانبه أشار الأستاذ علي خميس الفردان (أحد أعضاء مشروع التطوير وإدارة الموقع) إلى أهمية دور الإنترنت في الحياة اليوم، مشيراً بذلك إلى ما يلعبه موقع كرزكان من تأثير إيجابي في انفتاحه على مختلف مكونات المجتمع مؤملاً في أن يسهم مشروع تطوير الموقع في لعب دور إيجابي أكبر في المجتمع.
وفي رده على أحد الاستفسارات بشأن التخوف من دخول عدم الكفاءات وعدم المتخصصين إلى إدارة الموقع من خلال الانتخابات، قال الأستاذ علي "إن هذا الرأي كان رأيي في البداية، ولكن بعد أن تم وضع شروط تخصصية من شروط العضوية، وكذلك وضع مهام واضحة لكل منصب، أرى أن ذلك يمثل ضمان لدخول المتخصصين في الإدارة كل حسب منصبه، فمثلاً لا يمكن لشخص لا يعرف عن الأمور التقنية أن يصبح رئيساً لدائرة الشئون التقنية".وأضاف فوزي المهدي على ذلك قائلاً بأن اللجنة الانتخابية سيكون من حقها مراجعة مهام المنصب مع المتقدم للترشيح، فيجب على المتقدم للترشح لأي من المناصب أن يكون قادراً على تأدية مهامه.